行政管理和文书在企业管理中的作用探析

一、企业行政管理
　　企业行政管理是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案，在企业中主要有管理、协调、服务三大功能。其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。也就是说行政管理的实质就是服务。企业行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政部门作为企业行政管理者，应该兢兢业业、认真细致地做好各种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，使其能够集中精力、轻装上阵。从管理方面来说，行政管理者不能满足于在日常事务的层次上做好领导的参谋和助手，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，不能做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的管理者。从协调方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位以权压人。行政管理者应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。从服务方面来说，行政管理者要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是以服务于企业为最终目的。行政管理者的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的中心。行政管理的理想境界应该是润物细无声。行政管理者应该默默无闻、不声不响地接受任务，做出成果，将其中的曲曲折折，都消化在行政体系内，不好功，不四处张扬。
　　二、企业行政管理措施
　　企业行政管理涉及企业内部各个层面的沟通和协调，企业行政管理是企业生存发展的保障。随着经济的快速发展，建立合适的企业行政管理体系，能够提高企业工作效率，使企业在激烈的市场竞争中发展壮大。
　　1.企业制度
　　管理一家企业，仅凭员工的自觉行为是不够的。需要一套切实可行、符合市场竞争要求的制度来确保企业健康运转，用制度来约束员工的行为。法律是制定制度的基本依据，依法建立的制度能保护广大员工的本文由论文联盟收集整理合法权益，促使员工广泛地参与到企业的各项活动中。制度内容应明确规定什么事情可以做，什么事情不能做，做了之后将受到什么样的奖惩。同时还要考虑对工作效率的影响，并不是越详尽越好，满足管理过程需要即可。详尽到超出&ldqu;适度&rdqu;的范围，不但增加监督难度和管理成本，还会束缚员工的创造性。随着企业的发展，不适用的制度要及时修改并完善。员工对制度的认可不在制度多么严格，而在于落实上是否公平。在执行过程中，始终要把制度的权威性摆在首位，企业内不论职务高低，违反制度一定要追究，不能搞因人而异废掉制度，使员工失去对制度、对企业的信任，该罚不罚是对守法者的最大不公。
　　2.激励
　　管理过程中即使最完善的制度也有空白之处，制度只是从外部激励员工、约束员工的行为，要把员工的积极性调动起来，推动企业的发展，内部的精神方面的激励是填补制度空白的最好手段。激励首先在经济上要满足员工的需求，企业员工付出劳动获得报酬不仅是谋生的手段，还是提高生活品质的保证，这在很大程度上影响员工的情绪、积极性和能力的发挥。
　　一般说来，报酬的高低在一定程度上代表能力的高低，也隐含着对成就和地位的认可和
　　激励。要把握好它，只有建立在平等公正的基础上才能起到激励作用。只有让员工在生活上感到满足才是企业稳定的前提。其次在精神上要充分尊重员工人格。员工的思想和行为在得到关心鼓励的时候就会产生坚持下去的激情。员工犯了无关大局的过失，可以对其进行批评，但不要强迫员工承认自己是错误的。对不符合实际的要求，不能一味地排斥，要积极引导满足其心理需求，就会增强员工改正错误的决心和信心，用宽容的心以情感来激励员工。再次，要让员工了解并信赖上级领导，以领导的人格魅力来激励员工，领导的魅力来源于其素养和作风，这对管理活动的成败有决定性作用。上级领导素养高、作风好，有助于增强领导的影响力、凝聚力和组织指挥力，能充分调动和发挥员工的积极性，建立良好的工作气氛和环境，员工才有真正的相互合作关系，从而保证企业运转正常，提高工作效率，有效地实现企业目标。最后，上级领导要充分信任下级，以授权激励下级员工。权力是适应职务、责任而产生的。授权不仅是给予权力，更重要的是锻炼下级的能力。对下级员工信任并适当放权，上级领导才有充足的时间去处理更重要的事情。放权后要建立畅通无阻的信息沟通渠道。加强对下级权力运用的监督，帮助下级正确使用权力，避免滥用职权，防止越权现象发生。当下级无法完成任务时，上级领导要勇于承担责任，适当调整工作安排。总之，管理界对激励的探索研究一直没有停止。成熟的激励措施有很多，任何能使人自我感觉良好的东西都可作为激励手段，像机器添加润滑油一样为企业增加助力、减少阻力，在不增加任何投资的情况下获得更多的效益。

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